Бизнес просит поскорее внедрить электронные трудовые книжки

Комментарий Минтруда России о введении электронной трудовой книжки и кадрового документооборота в электронном виде

Вопрос внедрения цифровых технологий в социально-трудовую сферу и отражения норм в законодательстве обсуждался на заседании Правительства России 28 июня 2018 года.

В соответствии с данными поручениями Минтруд России подготовил законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)», а также подходы к ведению кадрового документооборота в электронном виде в организациях, которые были в основном поддержаны.

О законопроекте об «электронной трудовой книжке»

Минтруд России предлагает принять в 2019 году законопроект об «электронной трудовой книжке». Предполагается, что работодатели будут направлять в Пенсионный фонд России в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе на другое рабочее место, увольнении.

Проект является масштабным, так как затрагивает всех работодателей.

Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например, при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.

Минтруд России планирует на следующей неделе разместить законопроект на общественное обсуждение.

О ведении кадрового документооборота в электронном виде

Также сообщаем, что ведется проработка норм о предоставлении работодателям права ведения обязательных кадровых документов, указанных в Трудовом кодексе, только в электронном виде. К таким документам относятся трудовые договоры, оформление отпусков и командировок, ведение учета рабочего времени, документы по охране труда и пр.

С этой целью Минтруд России провел в 2018 году эксперимент с участием крупных компаний ОАО «РЖД», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «Ростелеком», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ООО «СИБУР», АО «АЛЬФА-БАНК», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Татнефть» им. В.Д. Шашина, ООО «Агроторг».

Компании отмечают необходимость законодательного закрепления унифицированных требований к универсальной усиленной квалифицированной подписи (УКЭП), обеспечивающих возможность ее использования в рамках любых правоотношений.

Экономический эффект от ведения кадрового документооборота в электронном виде возможен при условии решения вопроса о снижении стоимости приобретения и использования электронной цифровой подписи, так как планируется, что работодатели будут ее приобретать за счет собственных средств (в настоящее время стоимость УКЭП составляет в среднем от 1 до 5 тысяч рублей на человека ежегодно).

По мнению бизнеса, ведение ряда документов только в электронном виде при рассмотрении споров в судебных органах или при проверках контрольно-надзорных органов создает высокие риски привлечения работодателей к ответственности.

Проблемы при утере работодателем информации на электронных носителях, ошибки программного обеспечения при передаче и обработке данных в электронном виде могут также привести к принятию неправомерных решений контрольно-надзорными органами.

При потере информации из корпоративных систем работодателя при ведении кадрового документооборота только в электронном виде, работнику будет затруднительно защитить свои права и гарантии.

Российский союз промышленников и предпринимателей и Федерация независимых профсоюзов России, которые уполномочены вести переговоры по законодательным инициативам в социально-трудовой сфере, выражают мнение о необходимости поэтапности и тщательной проработки поправок в трудовое законодательство по вопросу ведения кадрового документооборота в организации только в электронном виде.

Так, стороны Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (РТК), представляющие общероссийские объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей, отмечают нецелесообразность включения в законопроект о «трудовой книжке» норм о ведении всего кадрового документооборота в электронном виде в организации, что зафиксировано в протоколе РТК от 7 сентября 2018 года.

Минтруд России считает, что предварительно должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

Принятие законопроектов, которые имеют важное значение для перехода на электронный кадровый документооборот в организации, в соответствии с проектом паспорта национального проекта «Цифровая экономика в Российской Федерации» планируются в следующие сроки:

  • декабрь 2018 года – по вопросам регулирования механизмов формирования и использования «облачной» электронной подписи, установления унифицированных требований к универсальной (единой) усиленной квалифицированной подписи, визуализации электронной подписи в электронном документе, уточнения правового статуса аккредитованного удостоверяющего центра,
  • июле 2019 года – в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа, а также в части формирования благоприятных правовых условий для сбора, хранения и обработки данных с использованием новых технологий.

С учетом этих изменений в законодательстве, а также высказанных предложений бизнес-сообщества и мнения представителей работников Минтруд России предполагает разработку законопроекта, который планируется принять в 2021 году.

Таким образом, информация в публикации в газете «Коммерсант» «Труд отторгает электронный учет» от 19 октября 2018 года не соответствует действительности.

Источник: https://rosmintrud.ru/labour/relationship/332

Граждан переведут на электронные трудовые книжки в 2019 году

Минтруд раскрыл сроки перехода на электронный кадровый документооборот. Электронные трудовые книжки начнут действовать уже в следующем году. Остальные документы станут электронными чуть позже. Что это принесет работникам и работодателям?

Что случилось?

Минтруд России опубликовал на едином портале для размещения проектов нормативно-правовых актов для общественного обсуждения законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)».

Документом определен старт перехода на электронные трудовые книжки с 2019 года. При этом чиновники хотят полностью перейти на них с 2021 года.

Бумажные трудовые книжки к этому времени останутся только у тех работников, которые подадут соответствующее заявление о ведении трудовых книжек в бумажном формате.

Базу данных по трудовым книжкам будет вести Пенсионный фонд России, а работодатели будут направлять туда все необходимые данные работников в электронной форме. Уже с 1 января 2027 года в России должны быть полностью отменены трудовые книжки на бумажном носителе.

Внедрение электронных трудовых дорого обойдется бюджету

В законопроекте Минтруда сказано, что для расширения информационной системы ПФР для хранения данных о трудовой деятельности всех граждан России потребуется примерно 300 млн рублей. Эти средства должны быть выделены на переход на кадровый электронный документообоорот в ближайшие 3 года. В пояснительной записке об этом сказано так:

  • в 2019 году — 76,5 млн рублей,
  • в 2020 году — 83,2 млн рублей,
  • с 2021 года ежегодно — 122,7 млн рублей.

Переход на электронные трудовые будет поэтапным

Правительство не собирается внедрять трудовые книжки сразу и на всей территории России. Как рассказал премьер-министр Правительства РФ Дмитрий Медведев, переход на электронную кадровую документацию будет поэтапным. Об этом Дмитрий Медведев рассказал на заседании кабмина:

Чиновники уверены, что переход на новый формат хранения сведений о стаже позволит сократить число ошибок, а главное, избежать подделок. Издержки работодателей сократятся, как в финансовом, так и в административном плане. Вполне возможно, что сократится также число отчетов.

Чиновники ожидают, что уже к началу 2021 года примерно треть граждан будет использовать именно электронные трудовые. При этом в первые 2 года работодатели будут обновлять данные ежемесячно, а с 1 января 2021 года будут делать это уже в режиме реального времени.

Как отмечает Минтруд:

На тех работников, которые в первые годы сохранят бумажные трудовые, данные в систему также будут вносить на общих основаниях.

При этом работодателей обяжут хранить всю кадровую документацию в бумажном виде не менее трех лет после увольнения работника, для внесения корректировок при выявлении ошибочных данных в системе.

Какой будет ответственность рботодателей за неправильное оформление электронных трудовых и несвоевременное внесение в них данных, законодатели пока не уточняют. Общественное обсуждение законопроекта Минтруда заканчивается 7 ноября 2018 года.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это не привычный всем документ, а электронная база данных, в которую будет вноситься информация о трудоустройстве, кадровых перемещениях и увольнении граждан. Доступ к этой системе получат:

  • работодатели;
  • контролирующие органы;
  • работники (в урезанном формате).

То есть для подтверждения стажа не нужно будет предъявлять никаких документов, вся информация будет доступна в электронном формате по личным данным работника. Оператором новой информационной системы станет ПФР, но работодатели будут вносить все данные самостоятельно.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

Источник: http://ppt.ru/news/142675

Зачем бизнесу ускоренный переход на электронные трудовые книжки :: Технологии и медиа :: РБК

Представители бизнеса выступили за ускоренное введение электронных трудовых книжек: при таком сценарии работодатели смогут экономить 62 млрд руб. в год. Минтруд настаивает на более долгом — шестилетнем — переходе на новую форму

Фото: Екатерина Кузьмина / РБК

Бизнес поддержал идею быстрого перехода на электронные трудовые книжки. Переходный период не должен превышать трех лет, говорится в письме президента Российского союза промышленников и предпринимателей (РСПП) Александра Шохина, адресованном вице-премьеру Максиму Акимову (копия есть у РБК, ее подлинность подтвердил представитель союза).

«Три года достаточно для того, чтобы проверить работу системы, наладить механизмы взаимодействия и в принципе понять, будет ли работать электронная трудовая книжка», — пояснил РБК вице-президент РСПП Сергей Мытенков.

Впервые идея о переходе на электронные трудовые книжки была озвучена министром труда Максимом Топилиным в начале 2016 года. В июле этого года Минтруд представил поправки в Трудовой кодекс России. В документе под электронной трудовой книжкой понимают сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде, которые работодатель обязан будет передавать в Пенсионный фонд России (ПФР).

В законопроекте (текст есть у РБК) предлагается осуществить переход на новую систему с 1 января 2020 года. Работодатель должен будет передавать в ПФР в электронном виде информацию о приеме на работу, должности, специальности, профессии и образовании сотрудника.

При этом Минтруд предлагает ввести шестилетний переходный период: до 1 января 2027 года работодатели будут передавать информацию о работниках в ПФР, но продолжат хранить и бумажный аналог.

Также с 2020 года работодатель по своему желанию может перевести в электронный вид трудовой и ученический договоры, договор материальной ответственности.

На ускоренном отказе от бумажных трудовых книжек настаивают и представители АНО «Цифровая экономика» (среди ее учредителей — правительство России, Агентство стратегических инициатив, «Ростелеком», «Ростех», Сбербанк, МТС, «МегаФон», «ВымпелКом», «Яндекс» и др.).

Одна из рабочих групп при организации разработала законопроект, в котором предлагается отказаться от бумажных книжек по истечении 180 дней с момента вступления в силу соответствующего закона. С этого же момента в электронном виде могут заключаться трудовой и другие договоры с работником.

АНО, так же как и Минтруд, предлагает ввести новую систему с 2020 года, но сразу сделать бумажные трудовые книжки документом личного хранения, который будет выдаваться работнику по его желанию.

«Шестилетний переходный период существенно увеличит издержки, так как работодатели будут дублировать информацию о трудовой деятельности как на бумаге, так и в цифровом виде», — заявила вице-президент ​Сбербанка Анна Попова на круглом столе, посвященном внедрению электронных трудовых книжек, прошедшем в Аналитическом центре при правительстве в среду, 29 августа. По ее словам, ежегодная экономия для бизнеса от введения электронного учета трудовой деятельности может превышать 50 млрд руб., а для государства как работодателя — 12 млрд руб., но при длительном переходном периоде этой экономии компании не заметят. Аргумент об издержках от двойного документооборота привел и Сергей Мытенков из РСПП.

При этом заместитель предправления ПФР Алексей Иванов, выступая на том же круглом столе, отметил, что технически фонд готов обрабатывать всю необходимую для перехода на новую систему информацию уже сегодня, тем более что фонд и так «ведает данными о 6 млн предприятий».

По словам президента рекрутингового портала Superjob Алексея Захарова, плюсы введения электронных трудовых книжек — это «экономия ресурсов во всех смыслах: от деревьев до людей, которые сейчас заняты этим трудом». Он считает более эффективным проект, по которому переход произойдет быстрее 2027 года.

Читайте также:  Mail.ru попросила верховный суд обобщить практику по делам за лайки и репосты

Представитель пресс-службы рекрутинговой компании HeadHunter при этом отметил, что переход на электронные трудовые книжки, как и любая другая инициатива, касающаяся автоматизации и цифровизации процессов, требует дополнительных затрат как со стороны государства, так и со стороны бизнеса. В частности, затрат на интеграцию и обслуживание новых систем. При этом представитель компании отметил, что переход на электронный документооборот позволил бы сократить время на ввод и обработку документов в информационной системе, а также снизить количество ошибок при вводе.

Как ранее сообщали «Ведомости», предложения ускорить переход на электронные трудовые книжки и разрешить использовать электронный документооборот с 2020 года поддержал вице-премьер Максим Акимов.

Минтруд планирует внести законопроект в Госдуму в феврале следующего года. Представитель вице-премьера Максима Акимова Алия Самигуллина сообщила, что обсуждение предложения по электронной трудовой книжке «еще идет, есть разные варианты, но окончательного решения пока нет».

Выступая на Петербургском международном экономическом форуме в этом году, министр труда Максим Топилин заявил, что государство когда-нибудь откажется от бумажной трудовой книжки.

Но «мы не будем делать это жестко, потому что должны понимать: одни работники относятся к этому документу совершенно спокойно, это молодые работники, а для людей пожилого возраста, старшего поколения трудовая книжка является весомым документом, не менее значимым, чем паспорт».

Как сообщила на круглом столе директор департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Минтруда Марина Маслова, по данным опроса ведомства, 57% россиян не готовы отказаться от бумажных трудовых книжек даже при условии, что вся информация об их трудовой деятельности будет дублироваться в базе данных Пенсионного фонда.

В конце декабря 2017 года опрос, посвященный введению электронных трудовых книжек, провел ВЦИОМ. Тогда 53% респондентов выступили за сохранение обоих форматов — бумажного и электронного. За полный переход на электронные носители высказывались 18%, а сохранение бумажной версии поддерживали 19% опрошенных.

Источник: https://www.rbc.ru/technology_and_media/30/08/2018/5b86a5169a794794b0a1b5cd

Когда введут электронные трудовые книжки?

По словам премьер-министра Дмитрия Медведева, введение электронной трудовой книжки подразумевает не просто перевод документа из бумажного в электронный формат, а создание базы данных, где будет храниться информация обо всей трудовой деятельности человека.

У бумажной трудовой есть ряд недостатков: ее можно потерять или подделать, восстанавливать трудовой стаж с такой книжкой очень сложно.

В то же время электронная трудовая обеспечит сохранность персональных данных в Пенсионном фонде, сократит издержки работодателя и работника при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации, а также упростит процедуру трудоустройства удаленных работников.

Предполагается, что в случае с электронной трудовой работодатели будут передавать необходимые сведения в Пенсионный фонд в режиме онлайн. Кроме того, созданная база данных исключит необходимость предоставления сведений о трудовой деятельности и стаже при обращении за госуслугами. Чиновники обещают, что затраты работодателей на кадровое производство благодаря реализации проекта уменьшатся.

Поэтапный переход на электронные трудовые книжки

Дмитрий Медведев пообещал, что для людей, которые захотят иметь, помимо электронной, бумажную версию трудовой книжки, работодатели продолжат вести традиционный бумажный документ. Передача документа в электронном виде в Пенсионный фонд начнется с 1 января 2020 года.

В течение 2019 года чиновники планируют урегулировать все связанные с этой темой правовые и организационные вопросы. Уже известно, что Минтруд, Минэкономразвития, Минфин и Минкомсвязи до 29 октября 2018 года должны успеть внести в правительство проект закона, предусматривающий формирование и ведение электронных трудовых книжек.

Подготовка законопроекта об электронной трудовой книжке включена в первый этап проработки темы электронного кадрового документооборота в России. «Электронная трудовая книжка основана на имеющейся инфраструктуре и отчетности Пенсионного фонда России.

Этот проект предусматривает дополнение информационной системы ПФР с 2020 года данными о трудовой деятельности гражданина — например, сведениями о приеме на работу, переводах, увольнениях работника, его образовании, — цитирует слова министра труда и социальной защиты Максима Топилина сайт Минтруда России. – В следующем году предусматривается переходный период, когда работодатели должны будут внести изменения в локальные нормативные акты, подготовить программно-технические средства для подготовки к передаче в ПФР информации в режиме онлайн и проинформировать работников о новых положениях Трудового кодекса».

Максим Топилин подтверждает, что срок ведения бумажных книжек не будет ограничен: важно учитывать различия в характере трудовой деятельности, готовность работодателей и работников, а также их волеизъявление.

В случае согласия работника на ведение электронной трудовой книжки работодатель выдаст ему бумажную трудовую и перестанет ее вести в дальнейшем.

Электронный кадровый документооборот и разъяснения Минтруда

Помимо законопроекта об электронной трудовой книжке Минтруд сейчас прорабатывает подходы и определяет сроки для внедрения норм, которые дают работодателю право ведения кадрового документооборота в электронном виде.

Эту работу планируется завершить до 1 октября 2018 года.

 По словам министра труда и социальной защиты Максима Топилина, поставленные вопросы затрагивают интересы и права 58,7 млн человек, работающих по найму в юридических лицах, и около 4,7 млн юридических лиц.

На протяжении последних трех месяцев идет эксперимент по апробации механизма ведения кадровых документов в электронной форме с некоторыми крупными работодателями (ООО «СИБУР», ПАО «Мечел», ОАО «Российские железные дороги», ПАО «РОСБАНК», АО «АЛЬФА-БАНК», АО «Газпромбанк» и др.). Проект планируется завершить к ноябрю 2018 года.

Еще один вопрос, по которому сейчас прорабатываются предложения, — электронный надзор (обмен данными между работодателями и инспекциями по труду в электронном формате).

На сайте Минтруда отмечается, что при подготовке предложений по применению цифровых технологий в сфере труда выдвигаются два принципа:

  • работник не несет расходы, связанные с ведением в организации документов только в электронном виде;
  • снижение гарантий работников и дискриминация в зависимости от наличия электронных устройств у гражданина допускаться не должны.

Важно и то, что работодателю предоставляется право самостоятельно решать, в какой форме вести кадровые документы. То есть его не могут обязать вести кадровые документы в электронном виде.

Источник: https://kontur.ru/articles/5185

Электронная трудовая книжка: ключевые особенности, сроки введения в РФ, преимущества и недостатки по сравнению с традиционными бумажными трудовыми книжками

Действующая в Российской Федерации система кадрового делопроизводство, основанная на использовании бумажных трудовых книжек, во многом является анахроничной.

В США и странах Евросоюза в данной сфере давно применяется электронный документооборот, однако, в Российской Федерации граждане при трудоустройстве и оформлении пенсии до сих пор обязаны предоставлять означенные бумажные документы.

https://www.youtube.com/watch?v=gSd-KIGlrvw

В Правительстве РФ вопрос о внедрении электронных трудовых книжек поднят довольно давно, однако, точные сроки перехода на новую систему электронного делопроизводства в кадровой сфере до сих пор не названы.

Кроме того, введение электронных трудовых книжек вызывает у экспертов множество вопросов – начиная с целесообразности подобных реформ при нынешних реалиях и заканчивая многочисленными трудностями, сопутствующими как непосредственно процессу реформирования, так и последующему функционированию новой системы – по крайней мере, на начальных этапах.

Электронная трудовая книжка: назначение, особенности и целесообразность внедрения

Трудовая книжка – индивидуальный документ, содержащий основную информацию о трудовой деятельности гражданина: сведения об образовании, стаже, местах работы и занимаемых при этом должностях. Трудовая книжка заводится при первом официальном трудоустройстве, после чего сопровождает гражданина на протяжении всей трудовой карьеры.

Согласно трудовому законодательству РФ, основные функции данного документа заключаются в отражении:

  • фактического трудового стажа гражданина (посредством указания мест и продолжительности работы на них, а также занимаемых при этом должностей);
  • причин увольнения с каждого (кроме текущего) из указанных мест работы;
  • сведений об образовании и уровне квалификации гражданина, а также сведений о наличии у него трудовых наград и благодарностей либо дисциплинарных и иных взысканий.

Электронная трудовая книжка является полным аналогом традиционной бумажной трудовой книжки. Фактически это цифровой файл, содержащий весь комплекс юридически заверенных сведений о трудовой деятельности гражданина, хранящийся на сертифицированных и защищенных серверах работодателей, а также различных государственных структур.

Целесообразность внедрения

Отказ от традиционных бумажных трудовых книжек в пользу электронных аналогов обеспечит:

  • возможность ведения кадрового делопроизводства посредством использования унифицированных баз данных;
  • эффективность взаимодействия кадровиков с государственными службами, прежде всего – с муниципальными и региональными отделениями Пенсионного фонда РФ (далее – ПФР);
  • удобство навигации по базам данных для оперативного поиска необходимой информации;
  • защиту данных от повреждений, потерь и несанкционированного доступа.

Внедрение электронных трудовых книжек позволит не только оптимизировать взаимодействие между гражданами, кадровыми службами и государственными органами, но и обеспечит сохранность всех сведений, содержащихся в означенных документах.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки в РФ

Введение электронных трудовых книжек в Российской Федерации планировалось начать в 2017, затем в 2018 году, однако данные планы реализованы не были.

Согласно последним официальным сведениям, внедрение системы электронного документооборота между отделениями Пенсионного Фонда России и работодателями может быть начато с 1 января 2020 года.

В настоящий момент, по словам представителей пресс-службы Министерства труда и социальной защиты РФ, работа в данной сфере ведется по трем основным направлениям:

  1. Внедрение электронных трудовых книжек.
  2. Разработка и тестирование механизмов электронного документооборота в кадровой сфере.
  3. Проработка сопутствующих изменений нормативно-правовой базы.

По словам Л. Ельцовой (заместителя министра труда и соцзащиты РФ), каждая электронная трудовая книжка будет представлять собой базу данных о трудовой деятельности конкретного гражданина.

Подобные базы данных будут формироваться посредством передачи работодателями требуемой информации в цифровом виде информационной системе ПФР.

По данным Минтруда РФ, внедрение электронной системы учета сведений о трудовой деятельности выгодно как работникам, так и работодателям.

Преимущества и недостатки

Среди основных преимуществ внедрения электронных трудовых книжек экспертами выделяются:

  • упрощение процесса кадрового делопроизводства: возможность автоматического заполнения форм, сокращение числа ошибок (а также простота их исправления) в электронных документах;
  • искоренение случаев фальсификации – ложные сведения будут своевременно находиться и корректироваться;
  • постоянство и непрерывность процесса оптимизации за счет интеграции с другими информационными системами;
  • минимизация рисков полной или частичной потери сведений о трудовой деятельности граждан;
  • отсутствие затрат на закупку, хранение и утилизацию бумажных трудовых книжек;
  • защита увольняющихся сотрудников от недобросовестных работодателей, по тем или иным причинам задерживающих выдачу трудовых книжек.

Среди основных потенциальных недостатков новой системы эксперты выделяют:

  • высокий уровень финансовых затрат, необходимых для разработки, внедрения и поддержки новой системы;
  • необходимость постоянных финансовых затрат (со стороны работодателей), направленных на обеспечение эффективного функционирования системы;
  • несовершенство системы на начальных этапах ее использования;
  • необходимость оцифровки больших объемов информации с бумажных носителей;
  • вероятность сбоев системы вследствие несовершенства использующегося программного обеспечения (в т.ом числе из-за кибератак) или недостаточной квалификации ответственных сотрудников;
  • необходимость постоянного сетевого доступа для эффективного функционирования новой системы, ее зависимость от электроэнергии.
Читайте также:  Выплата долгов кредиторам в конкурсном производстве

Во многом неэффективная и устаревшая система кадрового делопроизводства, основанная на трудовых книжках, давно требует реформирования. При этом в существующих социально-экономических условиях полный отказ от трудовых книжек малоэффективен, более того – практически невозможен.

Внедрение же электронных трудовых книжек вместо бумажных аналогов является одним из наиболее предпочтительных компромиссов.

Кроме очевидных преимуществ, данное преобразование впоследствии также может стать первым шагом к полному отказу от подобных документов, что, в свою очередь, сделает возможным реформирование систем кадрового делопроизводства и государственного пенсионного страхования по образцу наиболее развитых в этом отношении стран.

  • Москва: +7(499)350-6630.
  • Санкт-Петербург: +7(812)309-3667.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: http://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/elektronnaya.html

Электронная трудовая книжка – что это такое

Сейчас все больше сфер деятельности, где имеет место работа с документами, предусматривают возможность ведения электронного документооборота и законопроект о введении электронной трудовой книжки сможет еще сильнее упростить ведение кадровой документации и связанные с ней аспекты рабочей деятельности. Ранее было запланировано введение электронной трудовой книжки в 2018 году, однако на текущий момент это решение было отложено и к практической его реализации пока еще правительство не приступило.

Введение электронных трудовых книжек широко обсуждается на высочайшем уровне руководства Российской Федерации уже на протяжении нескольких лет.

Однако прямых шагов к внедрению данной системы длительное время не производилось – она рассматривалась лишь в отдельных перспективных документах и планах развития без выделения средств и ресурсов на практическую реализацию данного вопроса.

Однако 28 июня 2018 года на заседании Правительства РФ, Дмитрий Медведев дал окончательное распоряжение подготовить законопроект об электронных трудовых книжках и внедрить эту систему в России с 1 января 2020 года.

Помимо электронной трудовой книжки, Медведев Д.А. также обсуждал с другими членами Правительства и вопросы внедрения и эффективного использования электронных полисов ОСАГО.

Однако на начало июля 2018 года законопроект еще не был подготовлен, но наличие точных распоряжений и дат позволяет представить достаточно скорое внедрение электронной трудовой книжки на практике.

Скорее всего, к 2019 году будут запущены пилотные проекты в отдельных регионах, позволяющие перевести трудовые книжки работников в электронный формат в добровольном порядке.

Подобным образом тестировались многие нововведения, связанные с электронным документооборотом.

Ведение электронных трудовых книжек в качестве дополнительной внутренней документации может практиковаться на отдельных предприятиях, так как значительно упрощает работу с документами и позволяет избежать ошибок.

Однако регламентация такового процесса целиком и полностью зависит от локальных нормативных актов самого субъекта хозяйствования, а подобные электронные трудовые книжки не имеют юридической силы за пределами организации, поэтому параллельно им всегда ведется требуемая законодательно физическая документация.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна

Сейчас основным документом российских трудящихся является трудовая книжка.

Именно она подтверждает факт работы человека на определенного работодателя в течение определенного времени, его увольнения и трудовой стаж.

При этом данный документ имеет единый формат и изготавливается государственным предприятием Гознак в централизованном виде, что упрощает контроль за оборотом документации и ее защиту.

Информация из трудовой книжки в первую очередь принимается во внимание при выходе на пенсию. Однако она в любом случае проверяется, и отсутствие трудовой книжки или ее утеря не приведут к потере прав и гарантий, связанных с пенсионным или иным государственным либо страховым обеспечением.

Учитывая возможные риски, связанные с ведением информации о трудоустройстве в отдельном бумажном документе, введение электронной трудовой книжки позволит избежать большинства распространенных проблем. В частности, электронная трудовая книжка обладает следующими преимуществами:

  • Защита от подделок. Сейчас есть большое количество поддельных трудовых книжек, и мало кто из работодателей фактически проверяет сведения, внесенные в данный документ. Соответственно, от возможных подделок страдают интересы как работодателей, так и добросовестных сотрудников, которые бы при честной конкуренции имели бы шансы на трудоустройство.
  • Защита от утери. Восстановление трудовой книжки при ее краже или утере – крайне длительная и неприятная процедура для всех работников. Ведение электронного документооборота значительно упростит порядок действий при потере бумажного документа – со всей информацией работодатели и сотрудники государственных органов смогут легко ознакомиться с помощью единой базы данных.
  • Взаимная интеграция государственных органов. Оформленная в качестве элемента единой базы данных, электронная трудовая книжка будет легко доступна всем уполномоченным представителям государственных органов, что упростит взаимодействие между ними и также принесет пользу как сотрудникам, так и работодателям.
  • Сокращение затрат на кадровое делопроизводство. Сейчас работодатели обязаны соблюдать ряд требований по обеспечению хранения и ведения трудовых книжек сотрудников, выделяя на это персонал и архив. Внедрение электронной трудовой книжки позволяет значительно снизить затраты рабочего времени на ведение документации.
  • Упрощение трудоустройства после увольнения. В некоторых случаях работодатели задерживают выдачу трудовой книжки, или же сами сотрудники не могут ее забрать по тем или иным причинам, что впоследствии может усложнить новое трудоустройство. С электронной трудовой книжкой избежать данных проблем можно будет очень легко.

Все проекты по внедрению электронных трудовых книжек не предполагают полного отказа от физических, бумажных.

Напротив – электронная книжка будет дополнять и дублировать обычную, и отказывать в трудоустройстве на основании отсутствия электронной трудовой книжки работодателям не будет разрешено.

По крайней мере, именно такие цели устанавливает Министерство труда и соцзащиты в рамках разработки данной новации.

Несмотря на широкое количество преимуществ, система электронных трудовых книжек имеет и определенные возможные недостатки – поэтому многие российские граждане со скептицизмом относятся к будущим изменениям. Так, минусы электронной трудовой книжке могут быть следующими:

  • Необходимость длительной и дорогостоящей разработки базы данных и механизмов для работы с ней.
  • Недоступность электронных трудовых книжек в отдаленных населенных пунктах без подключения к интернету, и, соответственно – сложности с трудоустройством жителей таких мест.
  • Сложность переноса всей информации из всех имеющихся на руках трудовых книжек в электронную базу данных.
  • Потенциальные угрозы взлома и похищения персональных данных российских граждан.

Но большинство вышеозначенных недостатков при должном подходе могут быть легко нивелированы еще на этапе проектирования системы, или же – непосредственно в обозримом будущем после её запуска.

(20

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/elektronnaya-trudovaya-knizhka.html

Без бумажки. Кто выиграет от перехода на электронные трудовые книжки | Карьера и свой бизнес

С наплывом недобросовестных работодателей контрольные органы вынуждены были ужесточить надзор. Но от увеличивающегося в результате бумажного документооборота страдают в основном добросовестные работодатели, другие же, имея возможность нарушать закон, просто делают это чаще.

В результате, пропасть между добросовестными и недобросовестными работодателями становится все шире. Первые все больше работают «в белую», придумывают различные варианты, как упростить, облегчить, оптимизировать отношения со своими сотрудниками, чтобы сократить и свои операционные издержки.

Вторые все больше уходят в «тень», что и приводит к историям, подобным шикотанской. Ресурсы для повышения эффективности и упрощения надзора за соблюдением всех правовых норм есть в электронных формах контрактов.

Поэтому именно с работающих вахтовым методом или удаленно, государство и собирается начать внедрение электронных трудовых книжек.

Древний фолиант

Термин «электронная трудовая книжка» может ввести в заблуждение: речь идет не о переводе текущего документа в электронный вид, а скорее о составлении всероссийского электронного реестра — базы данных, в которой будет храниться информация о всех изменениях во взаимоотношении работника и предприятия. То есть произойдет не только смена носителя — с бумажного на электронный — но и подхода к отношениям между государством, работодателями и сотрудниками. Он станет более современным — сегодня документов, подобным трудовым книжкам, нет ни в одной развитой стране мира.

Напомню, что в России трудовые книжки были введены почти сто лет назад, после Октябрьской революции, и какое-то время даже служили основным документом, удостоверяющим личность: по отметкам в них гражданин мог убедить правительство в своей полезности для общества нового типа.

Хотя с тех пор функции трудовых книжек изменились, они долгое время могли служить инструментом воздействия работодателя на сотрудника: поскольку только с помощью трудовой книжки человек мог подтвердить свой стаж, в том числе это влияло (и влияет до сих пор) на размер его пенсии при завершении трудовой деятельности. Предприятие могло, например, незаконно удерживать трудовую книжку, если не хотело, чтобы человек переходил на другую работу.

И хотя сегодня трудовая книжка выполняет и полезную функцию — помогает работникам подтвердить свои компетенции и стаж перед новым работодателем — по большому счету она лишь дублирует информацию, содержащуюся в других документах — трудовых контрактах, приказах о приеме на работу и увольнении, о переводе на другую должность и т.д.

Переход к электронной форме фиксации трудовых отношений, когда реестр этих отношений будет вести не предприятие, а государство, даст работникам больше свободы в отношениях с работодателем.

Но не только: возможность удаленного ознакомления с информацией, подтверждающей стаж и компетенции работника (с его, естественно, разрешения), даст работодателю возможность искать сотрудников с нужными навыками по более широкой географической базе.

Нанимать работников из других городов станет проще, как и устраиваться на работу в другом городе, что увеличит мобильность трудовых ресурсов.

Но готово ли государство к таким изменениям?

Переход к цифре

Вопреки расхожему представлению о России, как об отстающем в области цифровых сервисов государстве, за последнее время российские ведомства проводят серьезную подготовительную работу по переходу на «цифру».

Так, Пенсионный фонд оцифровал информацию по всем отчислениям в фонд, произведенным приблизительно с 1997 года — эту информацию уже сегодня каждый может получить по запросу через личный кабинет на сайте госуслуг.

Министерство труда в порядке подготовки к введению электронных контрактов, создало базы данных, содержащие порядка 90% вакансий в стране. Вообще, сегодня в различных государственных реестрах уже хранится около 75% информации из трудовых книжек граждан.

https://www.youtube.com/watch?v=c1Bg63pjy3s

Остается сделать буквально один или два шага, в частности, связать разрозненные реестры различных ведомств в единую информационную систему.

Для этого необходимо выбрать ключевой идентификатор гражданина, который свяжет все эти базы воедино.

Думаю, логично было бы, если бы им стал бы номер СНИЛС, уже работающий в качестве ключевого идентификатора в системе электронного предоставления госуслуг.

Переход к электронному реестру решит проблему утраты трудовых книжек: бумажные документы могут быть утеряны при пожаре, потопе или просто при безответственном хранении. Уровень безопасности хранения информации в электронном виде зависит от компетенций технического персонала, а значит решение хранить такую базу данных централизовано, оправдано.

Правда, такое хранение может увеличить зависимость работников от государства, хранящего важную для них информацию и теоретически способного влиять на ее содержимое.

И здесь важным инструментом может стать технология blockchain, позволяющая вести реестр одновременно на множестве компьютерных узлов.

Читайте также:  Вячеслав лебедев анонсировал постановление о государственном и третейском правосудии

Это дает возможность защититься от несанкционированного изменения данных в системе, а значит повысит доверие граждан к такой системе, а, в конечном счете — и к государству.

Источник: http://www.forbes.ru/karera-i-svoy-biznes/355739-bez-bumazhki-kto-vyigraet-ot-perehoda-na-elektronnye-trudovye-knizhki

Правительство готово ввести электронные трудовые книжки с 2020 года

В октябре 2018 года Министерство труда и социальной защиты совместно с 11 крупными компаниями завершило эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота (ЭКД). Пилотный проект показал, какие плюсы и минусы имеет такая система ведения бумаг, насколько она удобна и выгодна.

Подробнее: Минтруд рассказал о сроках перехода на электронный кадровый документооборот

Одновременно чиновники готовятся к переводу в электронный формат трудовых книжек. Отметим, что впервые такой документ появился во Франции в XVIII веке, а в XX веке был обязательным в странах СССР, Германии, Италии, Словении.

Но в связи с активным развитием и широким распространением информационных систем сейчас традиционную бумажную трудовую книжку хотят отменить. Чтобы государство знало, сколько отработал человек, такой документ больше не понадобится, говорят в правительстве.

Вся информация будет передаваться по интернету, как это делается в других сферах.

В правительстве планируют, что новые правила заработают, начиная с 2020 года.

Такие сроки предусмотрены законопроектом, который чиновники опубликовали на едином портале размещения проектов нормативных актов. Документ предусматривает ряд крупных поправок в Трудовой кодекс РФ.

В частности, в нем может появиться новая статья «Сведения о трудовой деятельности работника». Под ними предложено понимать:

Таким образом, работодателям придется постоянно отчитываться о периодах работы каждого сотрудника в электронном виде. Форму такого отчета и порядок его сдачи позже утвердит ПФР.

Что придется сообщать в ПФР

Как уточняется в другом законопроекте «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»», к сведениям о трудовой деятельности застрахованного лица относится следующую информация:

  1. Место работы:
    • наименование страхователя;
    • сведения о его переименовании;
    • основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании;
    • регистрационный номер страхователя.
  2. Выполняемая работа и периоды работы:
    • сведения о приеме на работу или назначении в структурное подразделение страхователя (при наличии);
    • наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);
    • сведения о переводах на другую работу;
    • сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
    • данные соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для оформления трудовых отношений.

Источник: https://clubtk.ru/pravitelstvo-vvedet-elektronnye-trudovye-knizhki-cherez-1-5-goda

Работодатели предупредили о росте расходов из-за перехода на электронные трудовые книжки

Система электронных трудовых книжек появится в России с начала 2018 года, заявляла вице-премьер правительства Ольга Голодец. Однако эксперты на рынке труда предупреждают, что из-за нововведения расходы работодателей вырастут, пишет «Деловой Петербург».

Техническое решение подобной системы остается загадкой, указывает газета.

В компании «1000 кадров» рассказали изданию, что по-прежнему неизвестно, как электронная система поймет, что компания — работодатель человека.

Неизвестна и цена электронной подписи, а также как будет реализована сохранность данных. Кроме того, в компании не знают, кто будет вносить в систему статистику за предыдущие периоды.

В юридической компании «ЭНСО» сообщили газете, что от введения электронной трудовой выиграет только сотрудник. «У нас во всем логика одна: государство приняло решение — бизнес платит», — рассказал Алексей Головченко, управляющий партнер «ЭНСО». Издание отмечает, что Минтруд пока не предоставил достаточных данных, которые позволят посчитать цену за оцифровку книжки.

Чтобы оценить затраты работодателя на внедрение электронных книжек, нужно узнать, с помощью какого программного обеспечения произойдет переход на новую систему, объяснили изданию в Kelly Services Россия. В компании также задаются вопросом верификации трудовой: кто буде отвечать за получение электронной цифровой подписи работника.

Цена одной цифровой подписи для работодателя составляет 300—400 рублей, рассказали «Деловому Петербургу» в коллегии адвокатов «Барщевский и партнеры». Быстрее всех издержки на себе почувствует малый бизнес, отмечают в компании.

В SAP СНГ рассказали изданию, что если Минтруд разработает понятные правила работы с системой данных, то это не приведет к увеличению расходов. При этом автоматизация снизит временные и трудовые затраты: учет и ведение бумажных носителей всегда требует больше времени, чем занесение данных в одну систему.

Электронная база данных надежнее бумажных трудовых, считают в Институте МИРБИС. При переходе на цифровые носители информация не пострадает от неправильных условий хранения или аварий.

Кроме того, работники не смогут подделывать трудовые или же работать по двум трудовым книжкам, считают в «АВВА РУС». Расходы на использование электронных трудовых книжек окупятся ростом безопасности бизнеса.

Это произойдет, если новая система позволит делать запрос предыдущим работодателям, сообщили компании в ГК «Орто–Доктор».

Inc. писал, что Минтруд и Сбербанк запускают проект по внедрению электронных трудовых книжек. В апреле тестирование электронных книжек начал портал Superjob. Ранее Inc. сообщал, что Минтруд хочет внедрит электронные трудовые с начала следующего года.

Источник: https://incrussia.ru/news/rabotodateli-predupredili-o-roste-rashodov-iz-za-perehoda-na-elektronnye-trudovye-knizhki/

Бизнес предложил за 3 года перейти на электронные трудовые книжки

Российский союз промышленников и предпринимателей предложил правительству ускорить переход на электронные трудовые книжки. Об этом на рабочем совещании  Сергей Мытенков.

Напомним, Минтруд подготовил законопроект о поэтапном переходе на электронные трудовые книжки. Согласно этому законопроекту, бумажные трудовые книжки утратят силу с 1 января 2027 года.

При этом с 1 января 2020 года сотрудники смогут в индивидуальном порядке отказаться от ведения бумажных трудовых книжек, написав письменное заявление.

С этого времени работодатели начнут предоставлять в онлайн-режиме информацию о трудовой деятельности своих сотрудников в ПФР.

По словам Сергея Мытенкова, РСПП направил письмо зампреду Правительства РФ Максиму Акимову, в котором выразил сомнение в необходимости длительного периода (с 2020 по 2027 год) для перехода от бумажных трудовых книжек к электронным. По мнению РСПП, продолжительность этого периода не должна превышать трех лет.

Кроме того, бизнесмены отметили, что необходимо дополнительно обсудить перечень сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, за которые несет ответственность работодатель.

По мнению РСПП, целесообразно исключить из формы сведений о трудовой деятельности данные об образовании и специальности работника, так как работодатель не может отвечать за достоверность информации, которую он не формирует.

О решении правительства перевести россиян на электронные трудовые книжки стало известно еще в начале 2017 года. Тогда вице-премьер РФ Ольга Голодец сообщила, что правительством будет предложен «очень плавный переход» на электронные трудовые книжки.

Первые электронные трудовые книжки при этом должны появиться у работников, трудящихся удаленно или вахтовым методом.

Глава Роструда в связи с этим пояснял, что электронные трудовые договоры и электронные трудовые книжки застрахуют дистанционного работника или вахтовика от рисков неисполнения работодателем своих обязательств.

К настоящему времени Минтруд уже завершает подготовку законопроектов по внедрению электронных трудовых книжек и готовит законопроекты по электронному кадровому документообороту.

В мае 2018 года министр труда и социальной защиты РФ Максим Топилин пояснил, что электронные трудовые книжки будут формироваться на базе сведений о стаже, имеющихся в ПФР.

«Мы начали с трудовой книжки, потому что этот документ сопровождает работника по всей жизни. С учетом того, что мы в Пенсионном фонде накопили обо всех работниках знания о страховом стаже, страховых взносах, туда будут подгружаться и данные о квалификациях, данные о приеме на работу, об увольнении. Эта база данных будет расширяться», – отметил министр.

При этом глава Минтруда пообещал, что у работника будет право применять по выбору бумажную или электронную трудовую книжку.

«Мы когда-то уйдем от бумажной трудовой книжки. Мы не будем делать это жестко, потому что мы должны понимать: одни работники относятся к этому документу совершенно спокойно, это молодые работники, а для людей пожилого возраста, старшего поколения, трудовая книжка является весомым документом, не менее значимым, чем паспорт», — сообщил Максим Топилин.

Также глава Минтруда предупредил, что переход на электронные трудовые книжки потребует введения дополнительных видов отчетности для работодателей.

«Это связано с тем, что электронная трудовая книжка является документом, который идет за человеком от работодателя к работодателю. Очень важно связать все, что нужно, сохранить в базах данных.

Сейчас же мы имеем в Пенсионном фонде фактически только стаж и заработок, ну и различные специальные режимы для отдельных категорий.

Нужно скорее всего будет выгружать в Пенсионный фонд дополнительную информацию о человеке с точки зрения его трудовой карьеры», — пояснил Максим Топилин.

Источник: https://buh.ru/news/uchet_nalogi/73845/

Внедрение электронных трудовых книжек

Премьер-министр Дмитрий Медведев объявил о поэтапном внедрении в России электронных трудовых книжек. С 1 января 2020 года работодатели начнут передавать данные о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд в режиме онлайн, заявил Медведев на заседании правительства, передает корреспондент РБК.

«Как известно, в большинстве стран хорошо знакомые всем у нас в стране трудовые книжки не применяются. По сути, они дублируют информацию, которая есть в трудовом договоре, в служебном контракте и каких-либо иных документах, которые фиксируют факт трудоустройства», — сказал Медведев.

Введение электронной трудовой книжки — это не только перевод документа из бумажного в электронный формат, указал премьер-министр

«Речь идет, что гораздо может быть более важным, о создании базы данных, где будет храниться информация обо всей трудовой деятельности человека», — отметил он. При обращении за государственными услугами не нужно будет предоставлять сведения о трудовой деятельности, о стаже — все это будет зафиксировано в базе данных, добавил он.

Работодатели начнут передавать сведения в Пенсионный фонд в режиме онлайн уже с 1 января 2020 года, объявил глава правительства.

«Очевидно, что внедрение электронных книжек должно быть поэтапным. Мы уже этим вопросом начинали заниматься.

Работодатели продолжат вести традиционный бумажный документ, для ряда людей также такая опция сохранится — для тех, кто захочет иметь бумажную версию. Передавать документы в электронном виде в Пенсионный фонд начнут с 1 января 2020 года.

В течение следующего года нужно будет решить все связанные с этим правовые и организационные вопросы», — сообщил Медведев.

В феврале 2016 года министр труда Максим Топилин заявил, что власти не планируют отказываться от концепции трудовых книжек, но допустил, что в будущем они могут стать электронными.

В июне 2017 года на Петербургском международном экономическом форуме зампред правительства Ольга Голодец говорила, что электронные трудовые книжки могут быть введены с 1 января 2018 года

При этом он сказала, что у работодателей и профсоюзов на тот момент были противоречия по этому вопросу. Постепенный переход на электронные трудовые книжки поддержал президент Владимир Путин.

Глава Сбербанка Герман Греф отмечал в прошлом году, что бумажные трудовые книжки не удобны ни гражданам, ни работодателям, ни Пенсионному фонду. На заполнение такой книжки уходят «сотни тысяч экочасов», подчеркнул он.

Авторы: Юлия Старостина, Андрей Гатинский.

Подробнее на РБК:

https://www.rbc.ru/economics/28/06/2018/5b34b29c9a794757a7558135/

Источник: http://bhnews.ru/vnedrenie-elektronnyh-trudovyh-knizhek/

Ссылка на основную публикацию